会議の無駄を省くために実践している7つの習慣

会議の無駄を省く7つの習慣

きょーみ

こんにちは、きょーみです!

「気がついたら、会議時間を30分もオーバーしていた・・・」

「いつまでも議論ばかりで、なかなか結論が出ない・・・」

周到に準備したはずの会議が、なかなか上手くいかずに困ったことはありませんか? 

会議は誰もがなるべく短い時間で集中して、サクッと終わらせたいもの。

今回は会議担当者の方向けに、わたしが会議の無駄を省くために実践している7つの習慣をご紹介します

1. そもそもその会議は必要か

わたしが会議をセッティングする前に、必ず意識していることがあります。

そもそもその会議、必要?

会議の準備にも時間と労力がかかります。

例えば、

  • 参加メンバーのスケジュールを押さえて
  • 資料やアジェンダを準備して
  • 会議室を取って・・・

あなたが今準備しようとしている会議は、これらの時間と労力をかけるだけの価値がありますか?

情報共有をするだけなら、今やチャットツールやスプレッドシートなどの共有ツールを使えば解決します。

「そもそもその会議は要るのか、もっと良い代替案はないか」と、常にアンテナを張っておくことがポイントです

  • チャットで十分ではないか
  • 会議に参加しなくても良いメンバーはいないか
  • 似たようなミーティングが重複していないか

会議の準備

会議の無駄を省く-効率化-準備

会議は準備で7割が決定すると言っても過言ではありません。

万全の状態で議論を始められるように、入念に下準備をしておきましょう。

2. 会議のゴールを思い描く

会議担当者は、その会議で達成したいゴールを具体的に思い描いておきましょう

その会議を通して、具体的に何を実現したいのでしょうか?

  • 部長からプロジェクト実施の承認を得る
  • 実現可能なアイデアを3つに絞る
  • A案、B案を評価し最適案を決定する

ゴールを描くことができれば、自ずと障壁となりそうな問題点、議論が白熱しそうなポイントが見えてきます。

達成したいゴールから逆算して、会議の時間や議論に必要なデータ、参加メンバーを吟味していきましょう。

3. 議題は事前に共有する

上記はIT企業役員である厚切りジェイソンさんの過去のツイートで、わたしが好きなフレーズです。

議題を当日に提示して、その場で議論する会議は超非効率的。

頭が空っぽの状態で、抜き打ちテストをするようなものです。

会議で議論する内容や、議論に当たって事前に調べてきてほしい知識や情報は、あらかじめ参加メンバーに共有しておきましょう

事前情報が0の状態からスタートするのと、20からスタートするのでは議論の質がまるで変わってきます。

4. 資料の準備は必要最小限に

会議に使う資料の準備は、必要最低限にとどめましょう。

社内会議用の資料を、綺麗に見えるように装飾する必要は果たしてあるでしょうか。

もちろん、最低限の見やすさは必要です。

しかしなくても問題ない、議論の成果に直結しない資料作りのために、わざわざ時間を費やす必要はありません。

資料がなくてもよければ、用意しないという選択肢があってもいいでしょう。

必要な情報の、必要な部分だけ切り出して使いましょう。

会議当日

会議の無駄を省く-効率化-当日

会議担当者は議論に参加しつつも、会議の進行管理を忘れないようにしましょう。

5. 最初にゴールを共有する

会議が始まるときに、わたしが必ずやっていること。

それは、本題に入る前にその時間で何を達成したいのか、ゴールを明示することです。

最初にゴールを確認することで、参加するメンバーの意識をゴールに向け、話が大きく脱線してしまうことを防ぎます。

ホワイトボードやPCの共有画面に、ゴールを大きく書くのも効果的です。

6. 議論を引き出す

会議担当者は、議論を引き出し、管理することを常に頭にいれておきましょう。

  • 議論を整理する
  • 発言が少ないメンバーの発言を促す
  • 時間配分を考え、調整する

議論と時間、両方の管理が難しければ、タイムキーパー役を別のメンバーに頼んでおくのも一つの手です。

7. 集中力を保つ

ダラダラと議論しないためには、会議の場の集中力を保つことが大切です。

長い会議であれば、途中で休憩をはさんで頭をリフレッシュさせましょう。

会議中のメンバーの内職が気になるのであれば、ブレストをするときはスマホ・PCは使わないなど、ルールを決めてもいいでしょう。

きょーみ

先の見えない長い会議は誰もが嫌になるもの。煮詰まってしまって結論が出ないと踏んだら、時には早めに切り上げてしまう判断も必要です。得られた反省点を次の会議に活かしましょう。

おわりに

わたしが会議の無駄を省くために実践している7つの習慣をご紹介しました。

「会議とはこうあるべきものだ」という固定観念にとらわれず、チームにとって最適な方法を考え続けることがポイントです。

会議の質は、会議担当者の意識次第で180°変わります。

逆に言えば、他のメンバーが会議をコントロールすることは難しいのです。

何度も繰り返し行う会議だからこそ、1回1回の会議の質を高める努力を続けていきましょう。

Googleが推奨する会議術

YouTubeではGoogleが推奨している会議の無駄を省く方法が紹介されています。

とてもわかりやすく参考になるので、こちらも合わせてご覧ください。


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