きょーみ
「気がついたら、会議時間を30分もオーバーしていた・・・」
「いつまでも議論ばかりで、なかなか結論が出ない・・・」
周到に準備したはずの会議が、なかなか上手くいかずに困ったことはありませんか？
会議は誰もがなるべく短い時間で集中して、サクッと終わらせたいもの。
今回は会議担当者の方向けに、わたしが会議の無駄を省くために実践している7つの習慣をご紹介します。
目次
1. そもそもその会議は必要か
わたしが会議をセッティングする前に、必ず意識していることがあります。
会議の準備にも時間と労力がかかります。
例えば、
- 参加メンバーのスケジュールを押さえて
- 資料やアジェンダを準備して
- 会議室を取って・・・
あなたが今準備しようとしている会議は、これらの時間と労力をかけるだけの価値がありますか？
情報共有をするだけなら、今やチャットツールやスプレッドシートなどの共有ツールを使えば解決します。
「そもそもその会議は要るのか、もっと良い代替案はないか」と、常にアンテナを張っておくことがポイントです。
- チャットで十分ではないか
- 会議に参加しなくても良いメンバーはいないか
- 似たようなミーティングが重複していないか
会議の準備
会議は準備で7割が決定すると言っても過言ではありません。
万全の状態で議論を始められるように、入念に下準備をしておきましょう。
2. 会議のゴールを思い描く
会議担当者は、その会議で達成したいゴールを具体的に思い描いておきましょう。
その会議を通して、具体的に何を実現したいのでしょうか？
- 部長からプロジェクト実施の承認を得る
- 実現可能なアイデアを3つに絞る
- A案、B案を評価し最適案を決定する
ゴールを描くことができれば、自ずと障壁となりそうな問題点、議論が白熱しそうなポイントが見えてきます。
達成したいゴールから逆算して、会議の時間や議論に必要なデータ、参加メンバーを吟味していきましょう。
3. 議題は事前に共有する
日本の会社によく見かける、「会って一緒考える」会議はイラッとする。考えていないお前と会う価値がないよ。
考え抜いた上に、予めその考えを伝えていただき、討論会にしようよ。な！
— 厚切りジェイソン名言bot (@atsugiri_bot) 2016年11月24日
上記はIT企業役員である厚切りジェイソンさんの過去のツイートで、わたしが好きなフレーズです。
議題を当日に提示して、その場で議論する会議は超非効率的。
頭が空っぽの状態で、抜き打ちテストをするようなものです。
会議で議論する内容や、議論に当たって事前に調べてきてほしい知識や情報は、あらかじめ参加メンバーに共有しておきましょう。
事前情報が0の状態からスタートするのと、20からスタートするのでは議論の質がまるで変わってきます。
4. 資料の準備は必要最小限に
会議に使う資料の準備は、必要最低限にとどめましょう。
社内会議用の資料を、綺麗に見えるように装飾する必要は果たしてあるでしょうか。
もちろん、最低限の見やすさは必要です。
しかしなくても問題ない、議論の成果に直結しない資料作りのために、わざわざ時間を費やす必要はありません。
資料がなくてもよければ、用意しないという選択肢があってもいいでしょう。
必要な情報の、必要な部分だけ切り出して使いましょう。
会議当日
会議担当者は議論に参加しつつも、会議の進行管理を忘れないようにしましょう。
5. 最初にゴールを共有する
会議が始まるときに、わたしが必ずやっていること。
それは、本題に入る前にその時間で何を達成したいのか、ゴールを明示することです。
最初にゴールを確認することで、参加するメンバーの意識をゴールに向け、話が大きく脱線してしまうことを防ぎます。
ホワイトボードやPCの共有画面に、ゴールを大きく書くのも効果的です。
6. 議論を引き出す
会議担当者は、議論を引き出し、管理することを常に頭にいれておきましょう。
- 議論を整理する
- 発言が少ないメンバーの発言を促す
- 時間配分を考え、調整する
議論と時間、両方の管理が難しければ、タイムキーパー役を別のメンバーに頼んでおくのも一つの手です。
7. 集中力を保つ
ダラダラと議論しないためには、会議の場の集中力を保つことが大切です。
長い会議であれば、途中で休憩をはさんで頭をリフレッシュさせましょう。
会議中のメンバーの内職が気になるのであれば、ブレストをするときはスマホ・PCは使わないなど、ルールを決めてもいいでしょう。
きょーみ
おわりに
わたしが会議の無駄を省くために実践している7つの習慣をご紹介しました。
「会議とはこうあるべきものだ」という固定観念にとらわれず、チームにとって最適な方法を考え続けることがポイントです。
会議の質は、会議担当者の意識次第で180°変わります。
逆に言えば、他のメンバーが会議をコントロールすることは難しいのです。
何度も繰り返し行う会議だからこそ、1回1回の会議の質を高める努力を続けていきましょう。
Googleが推奨する会議術
YouTubeではGoogleが推奨している会議の無駄を省く方法が紹介されています。
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