きょーみ
相手に仕事のメールを送るときに、最も大切なこととは何でしょうか？
それはズバリ、徹底的に相手目線になってメールを作成することです。
挨拶をする、敬語を使うなどの最低限のビジネスマナーを守るのはもはや当然のこと。
その上で、相手に敬意を持って文章を作成することで、読みやすく返しやすいメールが完成します。
結論から言いましょう。
ビジネスメールの価値を劇的に高める5つのチェックポイントはこちらです。
- 即レスをする
- 数字を使って整理する
- 適度に改行を使う
- アクションを具体的に明示する
- 添付ファイルを軽くする
それでは5つのチェックポイントについて、詳しく見ていきましょう。
もくじ
即レスをする
メールの返信速度は、そのまま相手の信頼度に直結します。
特別な理由がない限り、返信は先延ばしにしないよう心がけましょう。
すぐに返せるメールであれば、受信してから24時間以内に返信するのが望ましいです。
返信にあたって検討が必要な場合や、すぐに返せそうにない時には、必ずその旨を伝えるメールを返しましょう。
返信文には、いつ頃までに返信できそうか、具体的な期日を示します。
期日はGoogleカレンダーなどのカレンダーアプリにメモしておきます。
当日+3日前の2段階でアラームをかけておくと、忘れないで済みますよ。
- 水曜日 10:00 〇〇社の件：準備
- 月曜日 11:00 〇〇社へ返信
きょーみ
数字を使って整理する
メール文が長くなる時には、数字を使って文面を整理すると効果的です。
最初にいくつ確認事項があるのか数字を提示してから、個々の議題について詳しく書いていきましょう。
1〜
2〜
3〜
数字を示すと論点の整理ができて、読みやすく返信しやすいメールになります。
また、書くことを制限することで、ダラダラとメールを書いてしまうことを防ぎます。
きょーみ
適度に改行を使う
改行は多すぎても少なすぎても読みにくい文章になってしまいます。
文脈ごとに、適度に改行を使いましょう。
最近はスマホのアプリを使って、移動中や外出先でメールの確認をすることも増えています。
PCでは違和感なくとも、スマホだと改行が多すぎることがたまにあります。
気になる場合は、スマホで見た時に読みやすい文章になるよう、送信前に自分のスマホの下書きで確認するといいでしょう。
きょーみ
アクションを具体的に明示する
メールの最後には、相手に何をして欲しいのかアクションを具体的に明示しましょう。
次のアクションは具体的であればあるほどいいです。
メールに残しておくことで誤解を最小限にとどめ、あとで「言った/言わない」のトラブルを防ぐことができます。
アクション提示時には期限、ファイル様式までこちらから指定するとより親切です。
きょーみ
添付ファイルを軽くする
「すみません。添付し忘れた/うまく添付できなかったので再送します。」はもうやめませんか？
添付ファイルがある場合は、送信前に正しくアップロードされているかどうか必ず確認しましょう。
特に重めのファイルを送信する時は、ファイルサイズに注意が必要です。
無料で使えるオンラインストレージサービスや、ファイル圧縮サービスを使って送信前にできる限り軽くしておきましょう。
- firestrage
- PNG圧縮
- Smallpdf
無料で使えるオンラインストレージサービスです。
aiやmp3など、メールに添付できない大きさのファイルを送りたい時に使いましょう。
png形式の画像ファイルを圧縮できます。
PDF形式のファイルを圧縮できます。ただし回数制限あり。
圧縮した後は、忘れずにファイル名を確認/修正しておきましょう。
きょーみ
おわりに
ビジネスメールの価値を劇的に高める5つのチェックポイントをご紹介しました。
メールを送信する前に、もう一度思い出していただければ幸いです。
- 即レスをする
- 数字を使って整理する
- 適度に改行を使う
- アクションを具体的に明示する
- 添付ファイルを軽くする
メールのやり取り一つで、相手の評価、信頼度が大きく変わります。
たかがメール、されどメール。
相手への敬意を忘れずに、読みやすく返しやすい文章作成を心がけましょう。